Seitdem 2011 das Steuervereinfachungsgesetz, zur Umsetzung der Richtlinie 2010/45/EU, vom Gesetzgeber verabschiedet wurde steigen immer mehr Unternehmen auf den elektronischen Rechnungsaustausch um.

Das Bundesfinanzministerium akzeptiert dabei drei Verfahren:

  1. Elektronische Signaturen basierend auf einem qualifizierten Zertifikat
  2. Einsatz von standardisierten EDI-Verfahren
  3. Innerbetriebliche Kontrollverfahren, die die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhaltes gewährleisten.

Alle drei Verfahren werden innerhalb der Bundesrepublik gleichwertig behandelt. Eine garantierte, EU-weit einheitliche Anerkennung elektronischer Rechnungen ist ohne landesspezifische Steuerrisiken jedoch nur auf Basis qualifizierter elektronischer Signaturen gemäß Verordnung (EU) 910/2014 (eIDAS-VO) oder EDI Verfahren gewährleistet. Dies betont auch das Ministerium in der Begründung des Steuervereinfachungsgesetzes (Artikel 5, Nummer 1, Buchstabe b).

Grund dafür ist, dass innerhalb der EU erhebliche Unterschiede in der Auffassung bestehen, wie ein „innerbetriebliches Kontrollverfahren“ ausgestaltet sein muss. Eine EU-weite Harmonisierung ist bis heute nicht absehbar und erfordert daher für jedes Land eine individuelle Betrachtung und Umsetzung.

Für international tätige Unternehmen kommt neben standardisierten EDI Verfahren nur die qualifizierte elektronische Signatur als Mittel um elektronische Rechnungen international gesetzeskonform und wirtschaftlich sinnvoll auszutauschen in Frage.

Der elektronischen Rechnungsaustausch mit qualifizierten elektronischen Signaturen

Neben den oben genannten Vorteilen zeichnet das Verfahren der elektronischen Signatur besonders aus, dass es transparent in bestehende Rechnungsprozesse integriert werden kann. Die verschiedenen Anbieter von Lösungen für die qualifizierte elektronische Signatur stellen neben der erforderlichen elektronischen Identität auch Software-Produkte und Online-Dienste mit standardisierten Schnittstellen, wie Web-Services, Dateitransfer und E-Mail Verarbeitung zur Signaturerstellung bereit. Auch eine zwingende Prüfung der qualifizierten elektronischen Signatur vom Rechnungsempfänger ist spätestens seit 2012 nicht mehr erforderlich.

Revisionssichere Archivierung elektronischer Rechnungen

Unabhängig vom eingesetzten Verfahren müssen Rechnungsversender und gewerbliche Rechnungsempfänger elektronische Rechnungen mindestens 10 Jahre revisionssicher, d.h. auf einem unveränderbaren Speicher, aufbewahren. Ein Ausdruck in Papierform ist nicht zulässig.

Die Archivierung kann im Unternehmen selbst, unter Verwendung geeigneter revisionssicherer Speichermedien oder bei einem Archivdienstleister, z.B. per Online Archiv, innerhalb der europäischen Union erfolgen.